Przez trzy lata, mimo rosnących cen paliwa, minister infrastruktury nie zmieniał tzw. kilometrówki. Ostatecznie zrobił to w połowie listopada, sprawiając duży kłopot kadrowym i księgowym – informuje “Rzeczpospolita”. W życie weszło rozporządzenie podwyższające stawki za 1 km przebiegu pojazdu. I nie byłoby problemu, gdyby zmienione rozporządzenie zaczęło obowiązywać od 1 listopada bądź od 1 grudnia. Tymczasem weszło w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia, czyli 14 listopada 2007 r. Pojawiło się więc pytanie, jak obliczyć ryczałt za używanie w listopadzie prywatnego samochodu dla celów służbowych. Według starych czy nowych przepisów? Trudno o jednoznaczną odpowiedź – komentuje gazeta, bo przepisy nie zawierają żadnej wskazówki, a ponieważ ryczałt jest miesięczny, więc możliwe są aż trzy rozwiązania. 1) Dzielimy przez dni robocze... To rozwiązanie podpowiadają sobie uczestnicy jednego z internetowych forum. Bierzemy pod uwagę, że w listopadzie jest 21 dni roboczych. Od 1 do 13 listopada włącznie (tzn. gdy obowiązywała poprzednia “kilometrówka”) było 8 dni roboczych, a od 14 do 30 listopada –13 dni roboczych. Zakładamy, że przez wszystkie te dni pracownik był obecny w pracy. Dzielimy więc przyznany mu limit kilometrów (300 km, 500 km, lub 700 km) przez 21 dni. Następnie otrzymany wynik mnożymy przez: - 8 dni roboczych i starą “kilometrówkę”, - 13 dni roboczych i nową “kilometrówkę”. Licząc tą metodą, pracownik dostanie za listopad ryczałt w wysokości 571,35 zł. Rozwiązanie to jest proste, ale ma jedną wadę – uwzględnia liczbę dni roboczych w miesiącu. Tymczasem z rozporządzenia ministra infrastruktury wynika, że pracownikowi przysługuje ryczałt w takiej samej kwocie, niezależnie od tego, czy w miesiącu jest 20 dni roboczych (tak było np. w lutym br.), 21 dni (w listopadzie br.), 22 dni (w lipcu br.) czy 23 dni (w październiku br.). Wprawdzie ryczałt ten jest zmniejszany za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika, ale – co warto zauważyć – zawsze o 1/22, a więc również bez względu na to, ile dni roboczych jest w danym miesiącu. 2) ...albo dni kalendarzowe. Skoro jedynymi parametrami do wyliczenia ryczałtu, wynikającymi z rozporządzenia ministra infrastruktury, są: stawka za 1 km przebiegu pojazdu i limit kilometrów, to w ogóle nie bierzemy pod uwagę liczby dni roboczych w listopadzie. Przeciwnie, jako że ryczałt jest miesięczny, to zamiast dni roboczych bierzemy pod uwagę liczbę dni w listopadzie. Na tej podstawie ustalamy, przez jaką część miesiąca (ile dni kalendarzowych) obowiązywał ryczałt według starej “kilometrówki”, a przez jaką według nowej. Licząc tą metodą, pracownik dostanie za listopad ryczałt w wysokości 569,64 zł. To rozwiązanie jest pozbawione wad, o których wspomnieliśmy w poprzednim wariancie, ale niestety, licząc tą metodą, pracownik dostanie mniej. 3) Według nowych stawek. W tym wariancie przyjmujemy, że skoro ryczałt jest miesięczny, to ustalając go jednorazowo za cały miesiąc, pracodawca bierze pod uwagę te przepisy, jakie obowiązują w momencie wyliczania ryczałtu. Jeśli więc np. przyznaje pracownikowi ryczałt 25 dnia miesiąca, to w listopadzie weźmie pod uwagę wysokość stawek obowiązującą w tym właśnie dniu. Analogicznie jednak, jeśli pracodawca wypłacił ryczałt na początku listopada, powinien za cały miesiąc przyznać go według stawki obowiązującej do 13 listopada. Każda z tych trzech metod ma swoje uzasadnienie, ale też i wady. Dla pracodawcy jest to o tyle istotne, że jeśli przyzna pracownikowi za niski ryczałt (według wariantu 2), może się narazić na naruszenie art. 775 kodeksu pracy. Natomiast jeśli wypłaci ryczałt za wysoki (według wariantu 1), musi pamiętać o ograniczeniach podatkowo-składkowych. Ryczałty są wprawdzie opodatkowane (niezależnie od tego, jaką kwotę dostanie pracownik, tak czy inaczej pracodawca musi potrącić od niej zaliczkę na podatek), ale są zwolnione od składek ZUS tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury. Tak samo, tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia, pracodawca może wrzucić sobie wypłacony ryczałt w koszty uzyskania przychodu. Problemu nie powinno być, gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszty przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej. Tu ważne jest to, kiedy konkretnie pracownik był w podróży służbowej. Jeśli w dniach 1 – 13 listopada, to dostanie zwrot kosztów wyliczony według starej “kilometrówki”. Jeśli natomiast podróżował między 14 a 30 listopada, wówczas pracodawca zwróci mu koszty podróży według nowej, wyższej stawki za kilometr przebiegu. Choć przeważa opinia, że należy stosować oba limity, rozstrzygające mogłoby być dopiero wyjaśnienie Ministerstwa Finansów. Na razie jednak resort nie zajął stanowiska w tej sprawie – alarmuje “Gazeta Prawna”. I oto jak radzi:
