Pytanie: Wielu przedsiębiorców udostępnia swoim pracownikom pojazdy firmowe do celów prywatnych, w tym także na okres wakacyjnych wojaży. Z pozoru wydaje się, że skoro obie strony stosunku pracy zgadzają się na takie rozwiązanie, to nie wynikną z tego żadne problemy. O czym należy pamiętać?
Odpowiedź: Przede wszystkim zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi powinno zależeć na tym, aby kwestie związane z przekazaniem pojazdu dla celów urlopu regulowała pisemna umowa. Można w niej zawrzeć postanowienia dotyczące: okresu udostępnienia auta, miejsca docelowego podróży i prognozowanego przebiegu, sposobu zabezpieczenia pojazdu przed kradzieżą (parking strzeżony itp.), postępowania w przypadku zaistnienia szkody czy choćby dopuszczalności przekazania pojazdu przez pracownika osobom trzecim (np. znajomym w trakcie urlopu). Precyzyjnie sporządzona umowa pozwoli uniknąć nieporozumień. W przypadku samochodów podlegających leasingowi czy wynajmowi długoterminowemu niezbędne może okazać się również uzyskanie przez pracodawcę zgody właściciela pojazdu na zagraniczną podróż. Z kolei pracownik – w porozumieniu z szefem – powinien zadbać o odpowiednie ubezpieczenie. Niezależnie od OC i AC warto mieć ubezpieczenie NW oraz pakiet assistance o możliwie najszerszym zakresie zdarzeń objętych ochroną. Jeżeli firma nie zamierza w takich rozmiarach sponsorować urlopu pracownika, należy właśnie w umowie określić wynagrodzenie za korzystanie z pojazdu. Wówczas pracownik zobowiązany jest do zapłaty określonej kwoty, zaś przychód do opodatkowania powstaje po stronie pracodawcy. Ustalenie ceny na rozsądnym poziomie – z uwzględnieniem stopnia zużycia pojazdu – z jednej strony zminimalizuje ryzyko podatkowe, z drugiej zaś może być dla obu stron najkorzystniejsze finansowo (nie powstanie konieczność naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne od zwiększonej podstawy).
