Pytanie: Zatrudniam handlowca, który używa swojego samochodu do codziennej akwizycji. Zwracam mu koszty paliwa oraz koszty amortyzacji. Ostatnio jednak pękła mu szyba (po uderzeniu ptaka) i zwrócił się do mnie o zwrot kosztów wymiany szyby na nową. Jak mają się naprawy pojazdu pracownika za szkody, które nie wynikły z jego winy? Czy rzeczywiście pracodawca powinien je ponieść?
Odpowiedź: Jeśli zatrudnia Pani pracownika na umowę o pracę, to podstawą prawną rozliczeń zwrotu kosztów używania przez pracownika jego samochodu osobowego w celach służbowych do jazd lokalnych jest rozporządzenie ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zawarta między pracodawcą a pracownikiem umowa cywilnoprawna o używanie pojazdu do celów służbowych powinna być zawarta na warunkach określonych w rozporządzeniu. Zgodnie z nim, pracownikowi należy się zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu, zawierające dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz liczbę dni nieobecności w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Inne przepisy mają zastosowanie do rozliczeń zwrotu kosztów używania przez pracownika jego samochodu osobowego w celach służbowych do jazd poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, jednak przez szereg delegacji ustawowych stawki ryczałtu pozostają te same. Jeżeli więc zawarta przez Panią z pracownikiem umowa cywilna – na podstawie której używa on do celów służbowych własny samochód osobowy – nie przewiduje pokrycia kosztów napraw, a jest zgodna z powołanymi przepisami, to nie ma innych podstaw do wypłacania pracownikowi pieniędzy.
Jednak jeżeli zależy Pani na docenieniu pracownika i pokryciu kosztów zdarzenia losowego, może Pani wynagrodzić poniesione straty w postaci premii lub zmienić umowę o używaniu przez pracownika jego samochodu do celów służbowych tak, aby zwrócić mu koszty naprawy. Przy czym kwoty – wypłacone pracownikowi powyżej ustalonego zgodnie z przepisami ryczałtu – będą stanowiły jego dodatkowy dochód, a ten podlega opodatkowaniu.
