Dotychczas nie trzeba było mieć certyfikowanego podpisu elektronicznego. Jednak od 21 lipca zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe i inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek, jak również ich korekty muszą trafiać do ZUS opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach możliwe będzie przesyłanie dokumentów w formie papierowej. Taka przesyłka będzie musiała być opatrzona certyfikowanym bezpiecznym podpisem elektronicznym. Zdaniem Konfederacji Pracodawców Polskich trzeba przełożyć wprowadzenie tego obowiązku na później. Przynajmniej do 2012 roku. W tym czasie zainteresowane firmy mogłyby korzystać z takiej możliwości, ale tylko gdyby chciały. Uruchomienie przesyłki elektronicznej dokumentów ma przede wszystkim usprawnić i ułatwić proces obiegu informacji pomiędzy ZUS i pracodawcami. Z pewnością też ograniczy wydatki ZUS, zarówno koszty osobowe, jak i te związane z utrzymaniem infrastruktury techniczno-systemowej. Zanim jednak zostanie wprowadzony taki obowiązek, zdaniem KPP trzeba poprawić infrastrukturę teleinformatyczną. Podpis elektroniczny wciąż jest mało popularny, szczególnie wśród najmniejszych firm, które nie miały dotychczas obowiązku przesyłki tych dokumentów drogą elektroniczną. Musiały to robić tylko firmy zatrudniające więcej niż pięciu pracowników. Duże i małe przedsiębiorstwa przy wysyłce dokumentów drogą elektroniczną korzystają teraz z certyfikatu dostępu udostępnionego przez ZUS. Warto pamiętać, że dotychczas był on wystawiany na firmę, a bezpieczny podpis elektroniczny dostanie konkretny pracownik. Pracodawcy teraz poniosą wysokie koszty zakupu specjalnych urządzeń oraz wykupu indywidualnych certyfikatów dla uprawnionych do korzystania z nich. Poza tym nie wszyscy przedsiębiorcy mają stały dostęp do Internetu. ZUS jednak już od połowy zeszłego roku apeluje do przedsiębiorców, aby zaczęli się przygotowywać do tych zmian, które według jego szacunków mają objąć 800 tys. polskich firm. Od wejścia w życie nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w lipcu 2007 r. jest także szansa na przełamanie monopolu programu Płatnik opracowanego przez Prokom dla ZUS. Jest on darmowy, działa jednak wyłącznie w systemie Windows. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to wynikający pośrednio z przepisów obowiązek zakupu kosztownego systemu operacyjnego tylko po to, aby można było zainstalować bezpłatnego Płatnika. Jeden taki konkurencyjny program jest już właściwie gotowy – nazywa się Janosik. Jego twórcy od wielu lat toczyli batalię z ZUS, by umożliwił przedsiębiorcom rozliczanie się za jego pośrednictwem. Od lipca mają już dostęp – tak jak każda inna zainteresowana tym osoba – do informacji koniecznych do prawidłowego skonfigurowania Janosika. Program musi jednak wcześniej przejść testy zgodności z systemem ZUS.
E-podpis to technika potwierdzania autentyczności dokumentów i tożsamości ich nadawców. Daje pewność, że sygnowany dokument wysłany drogą elektroniczną pochodzi od danego nadawcy. Spośród dwóch rodzajów podpisów – zwykłego i tzw. kwalifikowanego – zrównany pod względem prawnym z podpisem odręcznym jest jedynie ten drugi. Weryfikuje go certyfikat wystawiany przez jedno z trzech działających w kraju centrów: Certum, Sigillum albo KIR. Dotychczas w kontaktach z ZUS korzystano z e-podpisu dedykowanego, używanego tylko do jednego celu. Firmy za niego nie płaciły. Teraz potrzebny będzie e-podpis kwalifikowany. Certyfikaty kosztują 190 – 260 zł (na rok lub dwa lata), a urządzenia do składania cyfrowych podpisów – 230 – 450 zł, zależnie od odmian sprzętu i dodatkowych funkcji.
