Pytanie: Czy wynajmując od innej firmy samochód Ford Transit zobowiązana jestem prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, by wydatki za paliwo, oleje, drobne naprawy itp. zaliczać do kosztów uzyskania przychodu?
Odpowiedź: Nie, jeśli nie jest to samochód osobowy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ( updof). Z art. 23 ust. 1 pkt 46 updof wynika, że nie są kosztem podatkowym wydatki z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz obowiązującej stawki za jeden kilometr przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu. Wymóg ten dotyczy więc, tylko samochodów osobowych - a takimi, zgodnie z art. 23 ust. 3a updof, są samochody, które nie mają homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz których dopuszczalna ładowność nie przekracza500kg. Organy podatkowe przyjmują na ogół, że te dwa warunki (brak homologacji i dopuszczalna ładowność mniejsza niż 500 kg) muszą być spełnione łącznie. Jeśli któryś z nich nie jest dotrzymany, samochodu nie można uznać za osobowy i nie dotyczą go wspomniane ograniczenia. Nie dotyczą one również samochodów osobowych używanych na podstawie umów spełniających warunki leasingu określone w updof (bez względu na nazwę umowy - nawet jeśli jest to najem czy dzierżawa). Pamiętajmy jednak, że od 1 stycznia 2007 r. definicja samochodu osobowego się zmieni. Będzie onaidentyczna jak w ustawie o VAT. Zgodnie z nowym art. 5a pkt 19 updof samochodem osobowym będzie - co do zasady - każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Ustawa o podatku dochodowym przewiduje także te same wyjątki co ustawa o VAT - tzn. za samochody osobowe nie będą uznawane te samochody o mniejszej masie, które mają jeden rząd siedzeń oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (wielozadaniowe, vany), pojazdy mające więcej niż jeden rząd siedzeń, ale o odpowiednio dużej części przeznaczonej do przewozu ładunków, pojazdy mające otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków, pojazdy, w których kabina kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków są konstrukcyjnie oddzielone, pojazdy specjalne wymienione w załączniku nr 9 do ustawy o VAT. Zmiana ta oznacza, że koszty używania wielu samochodów (wynajmowanych, użyczonych, będących własnością przedsiębiorcy, ale używanych też na potrzeby prywatne) - które dotychczas byłyby uwzględniane w rachunku podatkowym w całości - będą musiały być rozliczane według limitu kilometrówki. Z tym, że - jak wynika z art. 6 nowelizacji updof - zmiana ta dotyczy wyłącznie samochodów nabytych od 1 stycznia 2007 r. Jeśli pojazd został kupiony przed tą datą, to o tym, czy jest to samochód osobowy, czy nie, decydują przepisy w dotychczasowym brzmieniu. Od nowego roku zasady rozliczania kosztów związanych z tymi samochodami się nie zmienią.
