Pytanie: Do celów służbowych chcę korzystać z prywatnego auta. Jednak właścicielem jest moja matka, ja jestem współwłaścicielem użytkującym pojazd. Czy mogę używać tego auta do celów służbowych? Rozumiem, że muszę prowadzić ewidencję kilometrów. Czy musi być ona w postaci papierowej, czy wystarczy forma elektroniczna? Czy w ewidencji przebiegu pojazdu liczy się droga, np. do klienta i z powrotem do firmy?
Odpowiedź: Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 nr 14, poz. 176 ze zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów – poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W przepisie tym wskazano również, iż w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Innymi słowy, nie ma przeszkód, aby pojazd niebędący środkiem trwałym, a stanowiący współwłasność osoby fizycznej był wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Ograniczenia wiążą się natomiast z kwotami, które mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu – do nich zaliczyć można wyłącznie kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za kilometr, czyli aktualnie – od 14 listopada 2007 r. – dla pojazdów o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł/km. Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Choć nie wskazano tego expressis verbis w ustawie, to jednak dla celów dowodowych ewidencja powinna być prowadzona w formie pisemnej. Oczywiste jest, że zaewidencjonowane w niej powinny być wszelkie przejazdy dokonywane na potrzeby działalności gospodarczej, w tym z całą pewnością przejechane odcinki do klienta i z powrotem do siedziby przedsiębiorcy. W razie braku ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodu na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Odpowiedzi udzielił: Tomasz Stykała, ekspert
