W sprawie okresu przechowywania akt pojazdu poseł Damian Raczkowski złożył interpelację nr 2670, adresując ją do ministra transportu, budownictwa i gospodarki morskiej. Sprawa wynika z rozporządzenia w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach a dotyczy okresu przechowywania akt pojazdu. Autor interpelacji dowodzi sprzeczności powołanego rozporządzenia z instrukcjami kancelaryjnymi.
Interpelacja (nr 2670)
do ministra transportu, budownictwa i gospodarki morskiej
w sprawie okresu przechowywania akt pojazdu
Szanowny Panie Ministrze! Zgodnie z § 9 ust. 4 rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 27 września 2003 r. w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 137, poz. 968, z późn. zm.) akta pojazdu przechowuje się przez okres 5 lat od dnia wyrejestrowania pojazdu lub zmiany właściwości miejscowej organu rejestrującego. Wyżej wymieniony okres przechowywania akt pojazdu stoi w sprzeczności z regulacjami wprowadzonymi na podstawie rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.). Wedle załącznika nr 2 do ww. rozporządzenia akta pojazdu określa symbol kwalifikacyjny: 5410, hasło kwalifikacyjne: dokumentacja rejestracji pojazdów, kategoria archiwalne BE 10. W związku z tym akta pojazdu (po ich wyrejestrowaniu w danym urzędzie) muszą być przechowywane w archiwum zakładowym jeszcze przez okres 10 lat, po czym podlegają weryfikacji przez archiwum państwowe. W celu weryfikacji powinny one zostać uporządkowane w innej kolejności, niż były wytwarzane, i następnie umieszczone w teczce bezkwasowej. Powyższe działania generują dodatkowe koszty: zakup teczek bezkwasowych, zapewnienie pomieszczeń i regałów, praca osób odpowiedzialnych za uporządkowanie akt (które i tak następnie zostaną zlikwidowane). Wszystkie te koszty dotyczą pojazdu, który został skasowany bądź którego akta w przypadku jego przerejestrowania od ponad 10 lat znajdują się w innym urzędzie.
W związku z powyższym zwracam się do Pana Premiera o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:
1. Które z przytoczonych przepisów dotyczących przechowywania dokumentów należy stosować w odniesieniu do akt pojazdu?
2. Czy zostały przeprowadzone analizy kosztów składowania, przechowywania w teczkach bezkwasowych omawianych dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną?
Z poważaniem Poseł Damian Raczkowski
Białystok, dnia 27 lutego 2012 r.
